En Stringnet te compartimos 9 de nuestros mejores tips para transformar tu evento offline en online con éxito.
Tenías el espacio perfecto para realizar tu evento. Contrataste a los mejores profesionales y expositores. Habías preparado la lista de temas a tocar.Tenías mapeado todos los imprevistos que pudieran ocurrir.
Sin embargo, no había ningún protocolo que te ayudará a saber cómo actuar frente a una pandemia mundial.
Y no pasa nada. Todos nos encontramos en la misma situación.
Eventos, conciertos, conferencias, lanzamientos de productos. Todas estas reuniones masivas han sido canceladas por un enemigo en común: el COVID-19.
Pero gracias a la tecnología que tenemos hoy en día, aún puedes poner en marcha tu evento y conectar con tu audiencia de forma virtual.
A continuación te compartiremos 9 consejos para innovar y migrar tu evento a una plataforma online y salir victorioso.
¿Cómo crear un evento online?: Tips para digitalizar tu evento o congreso
Invierte en campañas de publicidad digital
Si quieres que tu evento digital sea un éxito ( y seguir realizando más), deberás planificar su promoción antes, durante y después de él.
Y una de las mejores formas de promover la asistencia a tu conferencia virtual es a través de la publicidad digital.
Dale un empujón a la promoción de tu evento utilizando campañas de publicidad pagadas. Puedes crear anuncios Google Ads, Facebook, LinkedIn, Instagram, Youtube e incluso Tik Tok.
Utiliza diferentes canales y distintos formatos para alcanzar a potenciales asistentes. Ten en cuenta cuál es tu público objetivo, fija un presupuesto y potencia tu evento online.
Elige una plataforma o software de streaming profesional, innovadora y de alta calidad
FB Live o Youtube Live puede resultar tentador para ahorrar costos. Pero si quieres proyectar prestigio, profesionalismo y valor es mejor que inviertas en software o plataformas profesionales para transmisión en vivo.
Estas herramientas poseen diferentes funciones para crear eventos online.
Por ejemplo, la mayoría de ellas te permite dividir pantallas ( por si son muchos los expositores), colocar el logo y branding de la marca, emplear presentaciones PowerPoint, chats en vivo, gráficos, entre otros elementos que te ayudarán a mejorar la experiencia de tu conferencia virtual.
Sé dinámico: utiliza apoyo visual, powerpoints, videos, encuestas, etc
Quizás en el evento presencial tenías a tu disposición una enorme pantalla con PowerPoints y vídeos para acompañar y dinamizar tu exposición.
Aunque vayas a realizar un evento digital , no puedes prescindir de estos elementos si buscas que tu conferencia sea emocionante, memorable y que tus asistentes no terminen por aburrirse.
Si es que han pagado por su asistencia, es probable que se queden durante toda la sesión quizá para no perder su dinero.
Pero puede que dejen comentarios negativos sobre la experiencia del evento y no quieran asistir a otro evento digital tuyo.
Así que préstale mucha atención a este tip.
Porque es muy probable que durante los próximos meses los eventos aún sigan prohibidos para evitar la propagación del Coronavirus.
E-mail marketing para potenciar tu evento online
Si la crisis sanitaria te llegó justo cuando estabas promocionando tu evento offline, es posible que tengas una base de datos a tu disposición.
No obstante, digitalizar tu evento te permitirá tener mayor alcance, aumentar tu base de datos y atraer potenciales asistentes.
Una vez tengas esos datos, las campañas de e-mail marketing se convertirán en tu mejor aliado para convertir a esos interesados en asistentes de tu evento.
¡No faltes! : Envía recordatorios a tus asistentes para que no se olviden de tu evento digital
A diferencia de los evento físicos, en los que los asistentes posiblemente hayan pagado una inscripción, boleto de avión y reserva de hotel, los eventos virtuales necesitan constante recordación para no ser olvidados.
Notifica con anticipación a tu público para confirmar su asistencia a tu conferencia o congreso online. Trata de hacerlo con regularidad, recordando los temas a tocar, los expositores y la fecha.
Puedes utilizar herramientas de e-mail marketing e incluso chatbots en tus redes sociales para enviar recordatorios.
Cuida la producción audiovisual
La producción audiovisual es clave para contar con un buen evento digital. De ella dependerá en gran medida el éxito de tu conferencia virtual.
Estos son los 5 aspectos que debe tener cuenta:
- Elige un ambiente bien iluminado.
- Utiliza un micrófono para que tu voz se escuche clara y apropiadamente.
- Evita las interrupciones externas.
- Utiliza la cámara de tu ordenador o alquila una cámara con buena resolución de vídeo.
- Utiliza una conexión a internet estable.
Realiza sesiones cortas (o divide tu congreso online en diferentes fechas y horarios)
No es lo mismo asistir 2 horas a un evento presencial, que quedarse el mismo tiempo mirando una pantalla.
Por eso, una de las mejores recomendaciones que podemos darte es que realices sesiones cortas, máximo de 1 hora, especialmente si el tema a exponer es muy amplio y denso.
Además, recuerda que también necesitarás un tiempo para rondas de preguntas y respuestas, así que no te extiendas demasiado en una sola fecha.
Difunde y promociona tu evento online con influencers
Si buscas que tu evento digital tenga mayor acogida, crea un plan de marketing de influencers para difundir tu evento. Recuerda escoger a un influenciador que se alinee a los valores de tu marca y que esté relacionado con tu sector.
Crea espacios para networking y fomenta la interacción entre tus asistentes
Una de las razones más fuertes por las que las personas van a eventos presenciales es el relacionarse con nuevos colegas y codearse de profesionales de su sector.
Por ello, es tan importante que generes espacios y utilices medios para que tus asistentes puedan interactuar durante y después de tu evento, con otros asistentes. No solo es sentarse frente a una cámara y hablar.
Aquí te compartimos 4 ideas para fomentar la interacción en tu evento online:
- Ronda de preguntas y respuestas: No hay mejor forma que fomentar la interacción y crear conversación que una sesión de ronda de preguntas y respuestas entre el público y los oradores. Haz que tus asistentes se sientan parte de tu evento y no sientan la diferencia entre una conferencia online de una presencial.
- Utiliza elementos interactivos como trivias: Haz que tus asistentes refuercen lo aprendido mediante trivias en tiempo real.
- Crea tu propio hashtag del evento: Haz que tus asistentes interactúen a través de un hashtag para poder encontrarse en las redes sociales e intercambiar opiniones y experiencias. En Twitter te será muy útil.
- Crea un grupo de Facebook exclusivo para los asistentes de tu conferencia: Los grupos de Facebook son un excelente medio para hacer networking después de un evento. Aquí podrán resolver dudas, compartir experiencias, nuevas tendencias y más. Además de que podrás utilizarlo como medio de difusión para tus próxima conferencia con personas que realmente están interesadas.
¿Cómo organizar un buen evento online?
Stringnet Virtual Tour: El primer software inmersivo para crear eventos y conferencias online con un lado humano
Sabemos que en estos momentos difíciles, muchos profesionales como tú han tenido que cancelar todos sus eventos para cuidar de su salud y de sus asistentes.
Y que por ello muchos de ustedes están recurriendo a las plataformas de streaming para digitalizar conferencias, congresos y más.
Pero hay un problema.
La mayoría de ellas solo se centran en los expositores, cuando debería ser todo lo contrario: los asistentes.
Tu público es el que da vida a tus conferencias, sin ellos nadie podría escuchar lo que tienes que decir.
Deberías ofrecerles la mejor experiencia, sobre todo en estos tiempos de crisis en los que extrañamos la interacción y el contacto humano.
Es por ello que en Stringnet hemos desarrollado el software Stringnet Virtual Tour.
Pero no te confundas.
No es una típica plataforma de streaming en las que solo hay un protagonista frente a la cámara. Y en donde los asistentes se transforman en nombres de usuario, sin rostro y sin voz.
Stringnet Virtual Tour es una plataforma para crear encuentros digitales que no solo se enfoca en realizar eventos, sino en crear experiencias que rompen las barreras de lo virtual, traspasen pantallas y ayuden a conectarnos de forma más humana.
Desde cualquier lugar del mundo.
Stringnet Virtual Tour cuenta con:
- Entornos virtuales inmersivos.
- Avatares 3D que reflejan los movimientos y gestos de los usuarios: Para una experiencia cercana y divertida, los avatares de Stringnet Virtual Tour, más allá de la voz o chat, proporcionan comunicación no verbal.
- Audio espacial para un evento cautivante en todos los sentidos: El audio espacial o envolvente le brinda a tus asistentes una comprensión natural de dónde se encuentran a su alrededor. Mientras mueve la imagen con el cursor, el audio se ajusta a su perspectiva, acompañando a tus asistentes y creando una experiencia más realista.
- Conectividad universal con múltiples dispositivos: Con la capacidad de colaborar con un ancho de banda de red de una videollamada.
- Chat en vivo: Para interactuar con tus asistente y realizar rondas de preguntas y respuestas.
- Herramientas integradas para personalizar el escenario de tu evento o congreso virtual.
- Seguridad y privacidad: Stringnet Tour Virtual está creado en un servidor con SSL, certificado que garantiza la seguridad de un sitio web.
- Escalabilidad: Podrás hacer reuniones para 40 personas así como también para 2000 asistentes. No dejes que nadie se quede fuera.
¿Estás listo/a para realizar un evento virtual exitoso?
Contáctanos aquí para ayudarte a implementar el software Stringnet Virtual Tour y crear eventos digitales con un lado humano.
